Vous avez créé votre fil d'actualité, votre challenge, votre tableau de bord ou votre collection de quiz et vous êtes sur le point de le publier.
Il est temps d'inviter les personnes concernées par cet espace afin qu'ils puissent y accéder.
Attention : Si vous souhaitez annoncer la création de votre espace à tout le monde en même temps, il est conseillé (à l'exception du fil d'actualité) de le faire avant la publication de l'espace. Dans le cas contraire, une notification sera envoyée à chaque ajout.
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Sommaire de l'article :
Comment inviter les membres ?
I. Accéder à la fonctionnalité d'ajout des membres
II. Comment lire la fenêtre d'ajout
III. Choisir les personnes à inviter via les filtres : la différence entre l'onglet Utilisateurs, Rôles hiérarchiques et Équipes
IV. Choisir les personnes à inviter à partir d'un fichier : liste de membres adhoc
V. Valider, modifier ou annuler ma sélection
VI. Retirer des membres d'un espace
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Comment inviter les membres ?
I. Accéder à la fonctionnalité d'ajout des membres
Sur la page principale de votre espace, cliquez sur l'onglet "Membres" en haut du challenge puis sur le bouton "Ajouter des membres".
Une fenêtre apparaît, c'est depuis celle-ci que vous pourrez ajouter vos membres.
II. Comment lire la fenêtre d'ajout
Cette fenêtre est divisée en 6 grandes parties.
Les types de sélection
La barre de recherche
Les filtres de sélection
Les résultats du filtre
Les choix sélectionnés
L'ajout par email et par identifiant d'équipe
Les boutons "Valider" et "Annuler"
Vous pouvez alors sélectionner les membres à ajouter depuis la barre de recherche ou en cliquant sur les résultats du filtre.
III. Choisir les personnes à inviter via les filtres : la différence entre l'onglet Utilisateurs, Rôles hiérarchiques et Équipes
Comme nous l'avons indiqué précédemment vous pouvez choisir les membres depuis la barre de recherche ou sur les résultats du filtre.
Pour cette deuxième option, vous devrez d'abord choisir type de sélection. Vous aurez trois possibilités, l'ajout par :
Utilisateurs : Vous permet de sélectionner les utilisateurs que vous souhaitez un par un.
Rôles : Vous permet de rajouter tous les utilisateurs appartenant à un rôle (idéal pour ajouter une équipe)
Équipes : Similaire à "Rôles", celui-ci rajoutera en plus du rôle sélectionné, tous les utilisateurs des rôles subordonnés à celui-ci.
Pour mieux illustrer la différence entre "Rôles" et "Équipes", prenons cette exemple où l'on sélectionne le rôle "REGION NORD" :
Comme vous pouvez le voir, le premier n'ajoute que la "REGION NORD" alors que l'autre ajoute la "REGION NORD" et l'équipe des sales-rep (commerciaux) du "NORD" (rôle subordonné à "REGION NORD").
NB : il est fortement conseillé d'ajouter les membres via les filtres Rôles ou Équipes, car les mises à jour d'accès se feront automatiquement dès que vous créerez le compte d'un utilisateur ou que vous modifierez le rôle d'un utilisateur actuel.
IV. Choisir les personnes à inviter à partir d'un fichier : liste de membres adhoc
Si vous avez déjà constitué votre liste de membres à partir d'un fichier Excel, vous pouvez utiliser cette même liste pour les importer dans votre espace en allant sur "SÉLECTIONNER PAR EMAIL / IDENTIFIANT D'ÉQUIPE" (c.f "Comment lire la fenêtre d'ajout" : Partie 6).
S'il s'agit d'une liste d'Utilisateurs, renseignez la liste de leurs emails.
S'il s'agit d'une liste de Rôles hiérarchiques, renseignez l'identifiant de ces dernier (faites la même chose pour "Équipes").
V. Valider, modifier ou annuler ma sélection
1. Modifier ma sélection
Si vous avez fait une erreur de sélection, vous pouvez annuler celle-ci en cliquant sur les petites croix à droite de chaque choix.
2. Valider ou annuler ma sélection
Lorsque votre sélection est faite, vous pouvez la valider en sélectionnant "AJOUTER LES MEMBRES". Si vous souhaitez quitter la fenêtre d'ajout de membres sans que ça ait d'impact sur votre espace, sélectionnez le bouton "ANNULER".
VI. Retirer des membres d'un espace
Si certains membres ne font plus partis de vos effectifs ou ont changé d'affectation, vous pouvez les retirer de la liste des membres en cochant (depuis la page des membres) la croix à côté de leur nom, puis en sélectionnant le bouton "SUPPRIMER LA SÉLECTION" (qui apparaîtra dès la première sélection).
Il en va de même pour les rôles hiérarchiques.
NB : La case ne sera pas disponible dans l'onglet Utilisateurs si le membre a été ajouté via un rôle hiérarchique. Vous aurez le message suivant :
La modification devra se faire en modifiant le rôle de l'utilisateur.
Voilà, vous savez comment ajouter, supprimer ou modifier les membres d'une espace afin de contrôler l'accès et la visibilité d'une espace aux utilisateurs de la plateforme.