Qu'il s'agisse de restituer à chacun une vision simple et engageante de sa performance à travers un tableau de bord, ou d'enchanter vos commerciaux avec des challenges innovants et efficaces, il vous faudra importer vos résultats dans la plateforme grâce à un "jeu de données".
En effet, c'est dans le jeu de données que seront collectés et stockés les résultats des utilisateurs ou des équipes. Ces données seront ensuite utilisées pour mettre à jour les indicateurs de vos challenges ou tableaux de bord.
Après avoir configuré les paramètres de base de l'espace, vous allez maintenant pouvoir créer votre jeu de données. Voici comment faire. 👇
I. Les premières étapes
Rendez-vous dans "l'organisation de l'administration" via les paramètres, représentés par une roue crantée.
Cliquez sur "Gérer les jeux de données" puis "+ Créer un jeu de données" dans l'onglet données.
OU
Rendez-vous dans le challenge ou le tableau de bord où vous souhaitez créer un jeu de données.
Dans l'onglet "Données" (en haut de votre écran), cliquez sur le bouton "Créer un jeu de données".
Une nouvelle page s'ouvrira et vous devrez renseigner les informations suivantes
Le nom du jeu de données : utilisez un nom simple à retenir qui vous permettra de le distinguer des autres si vous en avez plusieurs.
Le type de traitement des mises à jour de données :
Écrasement : Lorsque vous chargez un fichier, ses données remplaceront les données précédemment chargées.
Incrémental : Lorsque vous chargez un fichier, ses données s'ajouteront aux données précédemment chargées.
II. Définition des porteurs de résultats
Ici, il s'agit de définir la population pour laquelle les résultats sont renseignés dans votre fichier :
Si votre fichier remonte les résultats d'un utilisateur, cochez la case : Utilisateurs.
S'il remonte des résultats d'équipe (rôle), cochez la ou les cases des niveaux hiérarchiques pour lesquels il y a des résultats dans votre fichier.
Ensuite, vous pourrez renseigner :
Le Nom du champ de l'utilisateur :
Renseignez l'intitulé de la colonne où se trouve les identifiants des utilisateurs porteurs de résultats. Si vous laissez cette case vide, la colonne où se trouve les identifiants des utilisateurs porteurs de résultats doit impérativement se nommer "utilisateur".
Le Nom du champ d'équipe :
Renseignez l'intitulé de la colonne où se trouve les identifiants des équipes porteuses de résultats. Si vous laissez cette case vide, la colonne où se trouve les identifiants des équipes porteuses de résultats doit impérativement se nommer "équipe".
Le Nom du champ d'identifiant :
L'identifiant de ligne permet de rendre les mises à jour en mode "Écrasement" plus rapides. Cet identifiant permet à la plateforme d'analyser le fichier et de ne mettre à jour que les données qui ont évolué. Par exemple, dans un jeu de données contenant des contrats, la référence du contrat peut-être utilisé comme identifiant de ligne. À chaque import de fichier, la plateforme ne supprimera pas tous les contrats référencés dans le jeu de données pour les remplacer par tous ceux référencés dans le fichier. La plateforme détectera les contrats dont la référence est déjà présente dans le jeu de données et n'ajoutera que les nouveaux contrats. Pour que cela fonctionne, il faut que l'identifiant soit unique (présent qu'à une seule ligne). Cela peut donc fonctionner si votre fichier référence les résultats en listant vos utilisateurs ligne par ligne.
III. Modélisation du fichier
Pour finir, vous devez indiquer les différentes colonnes de votre fichier de résultats afin que la plateforme puisse le lire correctement.
Pour cela, deux méthodes vous sont proposées :
L'ajout automatique des colonnes : il vous suffit d'importer votre fichier grâce au bouton "Choisir un fichier". La plateforme ajoutera automatiquement les colonnes et détectera le type de données qu'elles contiennent. Vous n'aurez qu'à vérifier l'exactitude des informations créées automatiquement.
L'ajout manuel des colonnes : vous devez cliquer sur le bouton "Ajouter un champ" pour référencer chacune des colonnes présentes dans votre fichier.
Pour chaque champ, vous devez indiquer :
Le nom : il doit correspondre exactement à l'intitulé de la colonne de votre fichier (Attention aux espace invisibles, aux minuscules, aux majuscules et fautes de frappes).
Le type de données : Cette information permet à la plateforme de déterminer la manière dont elle doit traiter l'information. Il existe plusieurs types de donnés :
Nombre : pour les champs chiffrés.
Texte : pour les textes court, comme le nom d'un produit, la référence d'un contrat,...
Texte multi-ligne : pour les textes longs comme un commentaire.
Choix de valeur : ce champ est utile lorsque vous avez une colonne qui permet de différencier différents types de contrats par exemple. En référençant les différents types de contrats, vous pourrez ensuite utiliser la fonctionnalité "Analyse par catégorie" pour afficher la répartition de vos ventes en fonction du type de contrats. Cette option vous est proposée lorsque vous créez un indicateur.
Date : impérativement au format "JJ/MM/AAAA".
E-mail : en sélectionnant ce type de données, la plateforme s'assurera qu'il s'agit bien d'une adresse email et rendra le lien cliquable.
URL : en sélectionnant ce type de données, la plateforme s'assurera qu'il s'agit bien d'un lien et le rendra cliquable.
Fichier : en sélectionnant ce type de données, la plateforme permet l'ajout d'un pièce-jointe. Il peut s'agir par exemple de la photocopie d'une facture ou d'un devis.
La case "Requis" : cette case indique à la plateforme si les cellules de cette colonne doivent toutes être remplies ou bien s'il est possible qu'elles soient vides à certaines lignes. Si vous la cochez mais qu'une cellule de cette colonne est vide, la plateforme vous l'indiquera.
Assurez-vous d'avoir ajouté un champ de type "Date" dans votre jeu de données. Ceci permettra de suivre l'évolution de l'indicateur et de pouvoir le consulter selon la périodicité choisie (hebdomadaire, mensuelle, etc.).
🔎 Quelques précisions :
Vous n'êtes pas obligés de référencer dans votre jeu de données toutes les colonnes présentes dans votre fichier. Vous pouvez vous contenter de référencer uniquement les colonnes dont vous aurez besoin sur Incenteev.
Vous n'êtes pas obligés de respecter l'ordre des colonnes dans le jeu de données. La plateforme identifiera la colonne grâce au nom du champ.
La plateforme ne reconnait que le premier onglet d'un fichier de résultats. Par conséquent, si vous avez plusieurs onglet, veillez à ce que celui qui comporte les résultats soit le premier dans votre fichier. Si jamais, plusieurs onglets vous sont utiles, vous devrez soit les rassembler dans un seul onglet, soit les séparer dans plusieurs fichiers et créer les jeux de données correspondants.
😃À très vite sur Incenteev ! 😃