Introduction

Connecter votre plateforme Incenteev avec Salesforce permet de lire automatiquement les données.

Salesforce Cloud est une suite logicielle connue notamment pour ses solutions en gestion de relation client (CRM).

Les avantages de l'intégration :

  • C'est plus rapide - L'intégration signifie que les administrateurs n'ont plus à ajouter manuellement les données dans la plateforme.
  • C'est plus fréquent - Les mises à jour interviennent plus régulièrement lorsque Salesforce est connecté à votre plateforme Incenteev. Par conséquent, vos équipes pourront suivre leur performance tout au long de la semaine.
  • Ça encourage l'adoption de votre CRM - Vous pouvez animer l'adoption de Salesforce sur Incenteev en créant un challenge ou un tableau de bord. C'est une manière fun d'inciter vos équipes à renseigner les informations dans le CRM.

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Sommaire

A. Configuration
B. Mise à jour des données via l'intégration Salesforce
C. L'accès aux données par Incenteev
D. Que faire en cas de problème ?

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A. Configuration

Incenteev propose 3 types d'intégration avec Salesforce :

INTÉGRATION DES DONNÉES :

1. L'intégration simple des données : Créer un jeu de données basé sur des objets Salesforce utilisant le webhook Salesforce

2. L'intégration avancée des données : Créer un jeu de données basé sur des objets Salesforce utilisant des rapports et des requêtes SOQL. 

INTÉGRATION DES IDENTIFIANTS UTILISATEURS :

3. La synchronisation des identifiants Salesforce avec les comptes  utilisateurs Incenteev : Il s'agit de l'ajout des identifiants Salesforce aux profils de vos utilisateurs Incenteev.


Pré-requis pour connecter Incenteev à Salesforce :

  • Il faut autoriser l'intégration Salesforce : Pour cela, rendez-vous dans la partie "Administration de l'organisation" de votre plateforme, puis cliquez sur "Editer l'organisation" et enfin cochez la case "Autoriser l'intégration Salesforce"
  • Vous devez avoir une licence Administrateur Système dans Salesforce : Vous devez avoir accès à Salesforce et profiter d'une licence Administrateur Système.

Comment connecter Incenteev à Salesforce :

  • Étape n°1 : Connectez votre compte Salesforce à votre compte Incenteev

Rendez-vous dans la partie la partie "Administration de l'organisation" de votre plateforme et cliquer sur "Éditer les identifiants Salesforce".

Cliquez sur le bouton "Autoriser la connexion avec Salesforce".  Vous serez alors redirigé vers votre application Salesforce et pourrez autoriser Incenteev à accéder aux données. Vous pourrez aussi limiter les objets auxquels vous donnez accès.

Ensuite, vous serez redirigé vers Incenteev. La connexion sera établie au bout de quelques minutes.

NB : vous pouvez tout d'abord tester la connexion sur un environnement de test Salesforce (cf. en-dessous du bouton "Autoriser la connexion avec Salesforce")

  • Étape n°2 : Synchroniser les identifiants utilisateurs Salesforce avec les comptes utilisateurs Incenteev 

Pour que les données soient attribuées aux bons utilisateurs, nous recommandons de synchroniser les identifiants Salesforce avec les comptes utilisateurs Incenteev. C'est d'autant plus important dans le cas d'une intégration simple des données.
Dans le cas d'une intégration avancée des données utilisant des requêtes SOQL, vous pouvez passer cette étapes si vous souhaitez attribuer les données en fonction des adresses email indiquées dans Salesforce (et qu'elles correspondent aux adresses email référencées dans Incenteev). 

Pour synchroniser les identifiants :
Avant toute chose, assurez-vous que les adresses emails de vos commerciaux sont les mêmes sur Salesforce et sur Incenteev.
Ensuite, rendez-vous dans la partie la partie "Administration de l'organisation", puis cliquez sur "Gestion des utilisateurs". Cliquez alors sur le bouton "Synchroniser" symbolisé par deux flèches.

En tant qu'administrateur, vous recevrez un rapport de synchronisation par email. Ce dernier vous indiquera si la synchronisation a bien fonctionné et si certaines adresses email ne correspondaient pas. Si cela arrive, vous devrez modifier l'adresse email des utilisateurs concernés, soit dans Incenteev, soit dans Salesforce.
Si vous changez ces adresses email dans Salesforce, pensez à cliquer de nouveau sur le bouton "Synchroniser". En revanche, si vous changez ces adresses email dans Incenteev, il n'est pas nécessaire de cliquer de nouveau sur le bouton "Synchroniser".

B. Mise à jour des données via l'intégration Salesforce

Pré-requis pour mettre à jour via Salesforce:

  • La mise à jour via l'intégration Salesforce ne fonctionne que si votre jeu de données est partagé.

Lexique :

  • Les objets et les champs Salesforce

Salesforce utilise des objets et des champs pour stocker les données. Les objets standards tels que les tâches, les leads ou encore les opportunités sont construits dans Salesforce, tandis que les objets personnalisés sont créés par votre entreprise.
Les champs permettent de décrire un objet : quoi, qui, quand, où, comment. Les objets standards ont des champs prédéfinis appelés "champs standards", mais peuvent aussi avoir des champs personnalisés, également créés par votre entreprise. 

Lorsque vous créerez un jeu de données sur Incenteev, vous sélectionnerez un objet et composerez ensuite avec ses champs pour créer l'indicateur que vous souhaiterez obtenir. Incenteev accède automatiquement à tous les champs d'un objet.

  • Les jeux de données et les indicateurs sur Incenteev

Un jeu de données décrit la structure des données sur lesquels seront basés vos indicateurs disponibles sur Incenteev. Cette description de la structure de vos données est nécessaire pour qu'Incenteev puisse lire et comprendre vos données, qu'elles proviennent de fichiers Excel ou bien de votre CRM.

Un indicateur se base sur un jeu de données et traduit la performance de vos équipes de manière quantitative.

Comment mettre à jour les jeux de données basés sur Salesforce ?

  • Étape n°1 : Créer un jeu de données basé sur un objet Salesforce

Les jeux de données peuvent être créés dans un tableau de bord ou dans un challenge ou bien créés au niveau de l'organisation ("Administration de l'organisation" puis "Gérer les formulaires partagés").

Jeu de données basé sur un objet Salesforce :

Dans la partie "Administration de l'organisation", cliquez sur "Gérer les jeux de données partagés", puis sur "Créer un jeu de données partagé". Cliquez alors sur "Choisissez un objet Salesforce"


Sélectionnez l'objet pour lequel vous souhaitez importer les données, puis nommez votre jeu de données. Par défaut, Incenteev vous propose le nom de l'objet sélectionné.

  • Le porteur de résultats permet d'établir à qui est rattaché le résultat : à un utilisateur ou bien à une équipe. Habituellement, le résultat est rattaché à un utilisateur, il faut donc cocher la case "Utilisateur".
  • Le "Nom du champ de l'utilisateur" vous permet d'indiquer le champ qui contient l'identifiant de l'utilisateur (ce qui permet de rattacher le résultat à la bonne personne). Incenteev pré-sélectionnera automatiquement le champ Salesforce "Identifiant du propriétaire".
  • Pour finir, cliquer sur le bouton "Sauvegarder"

Une fois que vous aurez créé votre jeu de données, tous les champs de l'objet Salesforce sélectionné seront importés. Chaque mise à jour de données dans Salesforce apparaîtra en temps en réel dans votre plateforme Incenteev.

Vous pouvez maintenant créer vos indicateurs !

NB :

  • Si vous avez deux jeux de données basés sur le même objet Salesforce, l'un dont les porteurs de résultats sont des utilisateurs et l'autre dont les porteurs de résultats sont des équipes, nous vous recommandons de modifier le nom proposé par défaut par Incenteev. Cela vous permettra de les distinguer.
  • Vous ne pouvez pas supprimer un jeu de données basé sur un objet Salesforce si un indicateur est basé sur ce jeu de données. Vous devez d'abord supprimer le ou les indicateur(s) concerné(s).
  • Si vous décidez de suspendre les mises à jour, vous ne pourrez les réactiver par la suite.

C. L'accès d'Incenteev à vos données

Incenteev n'est autorisé qu'à lire les données auxquelles vous avez donné l'accès. Incenteev ne modifiera pas les données dans Salesforce. L'accès aux données peut être désactivé à tout moment. Pour cela, il suffit de se rendre dans la partie "Administration de l'organisation", puis de cliquer sur "Éditer les identifiants Salesforce" et enfin sur le bouton "Déconnecter".

D. Que faire en cas de problème ?

Les résultats ne sont plus à jour ?
Vérifiez avec votre administrateur Salesforce que le compte utilisé pour établir la connexion est toujours valide, c'est-à-dire qu'il est toujours autorisé à lire l'ensemble des données que vous souhaitez importer sur Incenteev.
Si le compte Administrateur grâce auquel Incenteev a établi sa connexion a été désactivé, rendez-vous dans la partie "Administration de l'organisation", puis cliquez sur "Éditer les identifiants Salesforce" et enfin sur le bouton "Déconnecter".
Pour les jeux de données basés sur un objet Salesforce, cela aura pour conséquence de les rendre inutilisable par la suite. Vous devrez donc les recréer.
Pour les jeux de données basés sur des requêtes SOQL, vous pourrez simplement les réactiver.

Si vous avez besoin d'aide, notre équipe Support est là pour vous aider : support@incenteev.com

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