De nouveaux collaborateurs ont rejoint votre entreprise ? Certains ne font plus partie des effectifs ou ont changé d'affectation ?

1 - Modifier le fichier utilisateurs

Pour mettre à jour votre base utilisateurs, il vous suffit de traduire ces changements dans le fichier utilisateurs. Aidez-vous, si besoin, de l'article concernant la création du fichier utilisateurs.

Si vous n'avez pas le fichier utilisateurs sous la main, vous pouvez le télécharger en vous rendant dans l'Administration de votre organisation (accessible via le bouton "Paramètres" situé en haut à droite), puis dans "Gérer les utilisateurs" et en cliquant enfin sur le bouton "Exporter la liste".

Si vous souhaitez :

  •  Ajouter un utilisateur : ajoutez une ligne dans votre fichier et indiquez les informations nécessaires, c'est-à-dire son nom, prénom, adresse email, profil de permission (colonne "profil"), rôle(s). Vous pouvez aussi ajouter son identifiant (si vous en utilisez en interne), son titre (fonction) ainsi que son numéro de téléphone.
  • Retirer un utilisateur : Supprimer la ligne le concernant.
  • Changer l'affectation d'un utilisateur : Modifier la colonne "Rôles".

2- Télécharger le fichier utilisateurs dans la plate-forme

Une fois votre fichier utilisateurs modifié, vous devez l'importer dans votre plate-forme.
Pour cela, rendez-vous dans l'administration de votre organisation, puis dans "Gérer les utilisateurs", puis cliquez sur le bouton "Importer des utilisateurs".

Par défaut, la case "Mode simulation" est cochée.  Nous vous conseillons fortement de laisser cette case cochée. Cela vous permet de vérifier que votre fichier ne comporte pas d'erreurs susceptibles d'appliquer des changements non-désirés.
En effet, une fois le fichier téléchargé, vous recevrez un email vous indiquant les modifications apportées par le nouveau fichier utilisateurs à la base utilisateurs précédente.

Si les changements indiqués dans l'email correspondent aux changements hiérarchiques que vous souhaitez appliquer dans la plate-forme, téléchargez de nouveau le fichier utilisateurs, en décochant la case "Mode stimulation".

Si certains changements indiqués dans l'email diffèrent de ceux que vous souhaitez appliquer dans la plate-forme, modifiez votre fichier et essayez de nouveau.

À savoir :

  • Cochez la case "Désactiver les utilisateurs non présents dans le fichier" si vous souhaitez conserver dans votre base utilisateurs uniquement les collaborateurs référencés dans votre fichier utilisateurs.
  • S'il vous est arrivé d'ajouter des utilisateurs manuellement via le bouton "Ajouter des utilisateurs", "Créer un nouvel utilisateur", assurez-vous que ces changements manuels soient bien pris en compte par votre nouveau fichier utilisateurs. En exportant la liste des utilisateurs depuis la plate-forme, vous pourrez comparer la base utilisateurs actuelle et celle que vous vous apprêtez à télécharger sur la plate-forme. Pour exporter la liste des utilisateurs, rendez-vous dans l'administration de votre organisation, puis dans "Gérer les utilisateurs" et enfin cliquez sur le bouton "Exporter la liste".
  • Vous pouvez consulter la liste des précédents changements manuels en cliquant sur le lien "Dernière mise à jour [...]" situé au dessus du bouton "Ajouter des utilisateurs". Ce lien est disponible uniquement s'il y a déjà eu des changements manuels.

À très vite sur Incenteev !

😃

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