Was ist das?
Eine Dokumentenbibliothek ist eine Funktion, mit der Dokumente gespeichert und verwaltet werden können. Durch das Erstellen mehrerer Bibliotheken kannst du den Zugriff auf deine Ressourcen organisieren.
Wie funktioniert das?
Eine Bibliothek ist ein Bereich. Jedes Mitglied kann auf deren Inhalte zugreifen. Du kannst Dokumente organisieren, indem du Ordner innerhalb einer Bibliothek erstellst.
Außerdem legen Berechtigungsprofile fest, wer diese Dateien bearbeiten darf. Diese Rechte können auch für eine bestimmte Datei vergeben werden, indem man einen „Mitarbeiter“ hinzufügt.
Wenn du eine Bibliothek, einen Ordner und ein Dokument erstellen möchtest, folge diesem Artikel für weitere Details: Wie erstelle ich eine Bibliothek, einen Ordner und ein Dokument?
Einige Tipps:
Ein Dokument, das in einer freigegebenen Bibliothek gespeichert ist, kann in anderen Funktionen wiederverwendet werden (Schulungsprogramme, Coaching-Sitzungen ...). Dies ermöglicht es beispielsweise, Schulungsteilnehmern Zugriff auf diese Datei zu geben und gleichzeitig die Verwaltung zentralisiert zu halten, was die Aktualisierung erleichtert (beim Ersetzen des Dokuments wird das Schulungsprogramm automatisch aktualisiert).
Wenn du ein neues Dokument über eine andere Funktion hochlädst, kannst du wählen, es in einer bestimmten Bibliothek zu speichern, um es wiederzuverwenden.
Jede Gruppe hat ihre eigene Dokumentenbibliothek, um freigegebene Dateien leicht wiederzufinden.
Wenn du eine Dokumentenbibliothek duplizieren, archivieren oder löschen möchtest, erfährst du hier wie: Wie dupliziere, archiviere oder lösche ich eine Dokumentenbibliothek?
Um ein Dokument aus der Incenteev-Bibliothek herunterzuladen, folge diesem Artikel: Wie lade ich ein Dokument (Bild, PDF usw.) aus der Funktion „Dokumente“ herunter?
Wir hoffen, dass diese Funktion für dich genauso nützlich ist wie für uns!
😀 Bis bald auf Incenteev 😀